Het project verloopt anders dan verwacht: wat nu?

1. Een reëel projectplan is een krachtig projectplan

Dit artikel gaat vooral over projecten die anders gaan dan je als aanvrager dacht, maar toch is het goed om allereerst kort stil te staan bij het projectplan. Het komt namelijk voor dat een aanvrager zelf de bui al ziet hangen, of al rekening houdt met wijzigingen en wendingen, maar dit onvermeld laat in het projectplan. Het is begrijpelijk dat je in een donatieaanvraag het succesverhaal uitlicht. Bovendien zijn onze projectadviseurs zo professioneel dat zij de risico’s zelf vaak wel kunnen doorzien. Maar toch willen we je dit graag meegeven: blijf in je plan zo dicht mogelijk bij het project, met de twijfels en risico’s die daar nu eenmaal ook altijd bij komen kijken. Het maakt je aanvraag alleen maar krachtiger. 

2. Verloopt het project anders? Neem ons op tijd mee in het proces

Uit angst dat het geld terug moet, durven aanvragers het ons vaak niet te laten weten wanneer een project anders verloopt dan ze in de donatieaanvraag hadden beschreven. Die vrees is totaal niet nodig. Als wij een project steunen, doen we dat niet alleen met geld maar ook met vertrouwen. Hiermee geven we je ook de ruimte om ons mee te nemen in het proces. Zeker wanneer er tegenslagen zijn, is het zonde om dit pas na afloop te melden. Breng ons op tijd op de hoogte, dan kunnen we ook met je meedenken over mogelijke oplossingen en samen het tij misschien nog keren. Ook horen we het graag als een project bijvoorbeeld verplaatst wordt of pas later afgerekend kan worden. Dat is vaak geen probleem, maar we vinden het wel fijn om te weten.

3. Geld is lang niet altijd de oplossing

Aan welke oplossingen kan ik dan denken als er tegenslagen zijn, dat vraag je je misschien af. Het voor de hand liggende antwoord als je aan een fonds denkt is: geld. Maar Fonds 1818 doet meer dan geld geven – en geld is ook lang niet altijd de oplossing wanneer dingen tegenzitten. Dan is ondersteuning in andere vormen vaak effectiever. Gesprekken die wij met aanvragers voeren kunnen dan bijvoorbeeld leiden tot een koppeling aan de SESAM Academie of een hulptraject door De Nieuwe Gevers. Goed om te weten is dat uiteraard niet alles valt recht te trekken of op te lossen, we kijken altijd met een redelijke en realistische blik. 

4. Zie de evaluatie als een gezamenlijke leerervaring

Binnen drie maanden na afloop van het project sturen organisaties ons een evaluatie met een bestedingsverklaring. We rekenen het project af op basis van de daadwerkelijk gemaakte kosten. Het kan zijn dat die lager uitvallen dan de toegekende donatie, dus dan vindt er een verrekening plaats. 

Los van de kosten is het natuurlijk de vraag of het project inhoudelijk is verlopen zoals in het projectplan stond vermeld. Als er grote wijzigingen zijn geweest, dan is het eigenlijk te laat om ons hiervan pas in de evaluatie op de hoogte te brengen. Zoals we hierboven al schreven, weten we dit graag eerder om met je in gesprek te kunnen en met je mee te denken. 

Verder willen we benadrukken dat we de evaluatie ook zeker zien als gezamenlijke leerervaring: het helpt zowel aanvrager als fonds met het reflecteren op het project en het proces. Hierbij verwachten we uiteraard wel dat de aanvrager inderdaad lessen trekt uit het project en die meeneemt in een volgende aanvraag. Wanneer dat niet zo blijkt te zijn, dan zullen we logischerwijs wel kritischer naar die volgende aanvraag kijken. 

5. Een terugkerend leerpunt: ‘de lege plek aan tafel’

Een terugkerend leerpunt die in onze gesprekken en evaluaties naar voren komt, wordt ook wel aangeduid met ‘de lege plek aan tafel’. Vaak lopen projecten anders of verkeerd doordat allerlei mensen erover nadenken, maar nu net niét de echte deskundige. Vaak is die deskundige de doelgroep zelf. Zitten zij echt op het project te wachten? En is het voor hen ook haalbaar om zich eraan te verbinden? Bij ambitieuze onderwijsprojecten, die scholen helemaal niet blijken in te kunnen passen in hun overvolle lesprogramma, gaat dit bijvoorbeeld regelmatig mis.  

‘De lege plek aan tafel’ is één van de zestien archetypen van het Instituut voor Briljante Mislukkingen dat op een leuke en heldere manier helpt bij het herkennen en leren van dingen die anders lopen dan je dacht. Nieuwsgierig naar de andere vijftien, waaronder ‘De huid van de beer’ en ‘De duiker van Acapulco’? Neem eens een kijkje op briljantemislukkingen.nl.