Privacyverklaring Fonds 1818

PRIVACYVERKLARING FONDS 1818

Fonds 1818, gevestigd aan Riviervismarkt 4, 2513 AM Den Haag, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

In deze verklaring wordt informatie gegeven over bescherming van persoonsgegevens door Fonds 1818. Fonds 1818 vindt de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van zijn relaties van groot belang. Persoonsgegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd.
Fonds 1818 houdt zich in alle gevallen aan de eisen van de geldende privacywetgeving.
De gegevens worden door het fonds opgeslagen in een beveiligde database. Daarnaast zijn er organisatorische beschermingsmaatregelen genomen.

Fonds 1818 kan uw persoonsgegevens verwerken in de volgende situaties: 

  1. U bezoekt de website van Fonds 1818 
  2. U dient een aanvraag in (digitaal, per email of schriftelijk) of schrijft u in voor een programma zoals Koren zingen voor Ouderen. Gegevens worden in dit geval opgeslagen in de Projectenadministratie.
  3. U abonneert zich op het gratis Magazine en/of op de digitale Nieuwsbrief van Fonds 1818. Gegevens worden in dit geval opgeslagen in de abonnementenadministratie.
  4. U geeft zich op voor een cursus en/of workshop
  5. U meldt zich aan voor informatiebijeenkomsten en evenementen
  6. U staat op beeldmateriaal dat gemaakt is van een project of bijeenkomst

Hieronder vindt u per onderdeel informatie over de persoonsgegevens die wij verwerken.

1. Website
Fonds 1818 gebruikt uitsluitend analyse-cookies om het bezoek op de website(s) te analyseren. Aan de hand hiervan kunnen we de website(s) verbeteren. Deze cookies zijn anoniem en vallen dus niet onder de AVG.
Zie voor meer informatie onze aparte cookieverklaring.

2. Projectadministratie
In principe slaat Fonds 1818 uitsluitend contactgegevens op van organisaties, in welk geval als enige persoonsgegevens de naam en functie van de contactpersoon verwerkt moeten worden. Als uw organisatie geen zakelijke contactgegevens heeft, bijvoorbeeld omdat er geen eigen kantoor aanwezig is, heeft het fonds meer persoonsgegevens nodig. Dit is bij bewonersinitiatieven altijd het geval. Hieronder vindt u de contactgegevens die Fonds 1818 dan kan opslaan en met welk doel:

Fonds 1818 heeft bovengenoemde gegevens nodig ter voorbereiding en uitvoering van een mogelijke overeenkomst met u. Daarnaast heeft het fonds een gerechtvaardigd belang bij het verwerken van deze gegevens. Het fonds geeft immers geld weg en moet dat op een zorgvuldige manier kunnen doen, waarbij bovendien fraude wordt voorkomen.
Omdat het fonds zijn dienstverlening altijd wil verbeteren, kunnen uw contactgegevens ook gebruikt worden voor klantenonderzoek. Daarnaast kunnen uw contactgegevens worden gebruikt om u uit te nodigen voor bijeenkomsten van het fonds die voor uw organisatie interessant kunnen zijn.

Fondsbeleid is dat aanvragers 16 jaar of ouder moeten zijn. Om die reden verwerkt ons fonds geen gegevens van deze jongeren. Wij kunnen echter niet vooraf controleren of een aanvrager jonger is dan 16 jaar. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen worden verzameld zonder ouderlijke toestemming. Als u signaleert dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact op met onze privacy-contactpersoon via nivard@fonds1818.nl. Dan verwijderen wij deze informatie.

Bewaartermijnen projectadministratie
De gegevens worden maximaal acht jaar door het fonds bewaard, nadat u een aanvraag heeft ingediend. Reden voor deze bewaartermijn is, dat projecten lang kunnen doorlopen. Bij bijvoorbeeld donaties voor investeringen wil het fonds ook na jaren kunnen nagaan of deze nog steeds worden gebruikt voor het doel waarvoor de donatie is verstrekt en zo nodig contact met u kunnen opnemen.  Bovendien heeft de ervaring geleerd dat dezelfde contactpersonen vaker aanvragen indienen. Het is dan handig als het fonds deze gegevens al heeft, zodat die niet elke keer opnieuw ingevoerd hoeven te worden en uw nieuwe aanvraag sneller behandeld kan worden. Bij nieuwe aanvragen worden uw gegevens wel altijd gecontroleerd en zo nodig geactualiseerd. Het fonds heeft hier zelf ook belang bij.
De gegevens van het programma ‘Koren zingen voor Ouderen’ worden tot maximaal 1 jaar na afloop van het projectjaar bewaard.
Bij aanvragen die direct tot een afwijzing leiden, bijvoorbeeld voor projecten buiten het werkgebied van het fonds, worden persoonsgegevens direct na de afwijzing verwijderd.

ID-bewijzen
Om er zeker van te zijn dat een aanvraag voor een bewonersinitiatief door u zelf is gedaan, vragen wij de drie initiatiefnemers om een kopie van hun identiteitsbewijs. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.
Opgestuurde of gemailde ID-bewijzen worden door het fonds na controle direct vernietigd c.q. uit de mail verwijderd. ID-bewijzen worden niet door het fonds opgeslagen of verwerkt. Als u bezwaar heeft tegen het opsturen of mailen van uw ID-bewijs, kunt u in plaats daarvan ook een afspraak maken, waarbij inzage in uw ID-bewijs volstaat.

Persoonsgegevens wissen
Als u liever wilt dat Fonds 1818 uw gegevens uit de projectadministratie wist, dan kunt u een simpel verzoek hiertoe mailen naar Michel Nivard: nivard@fonds1818.nl
In dit geval zullen uw gegevens in principe zo snel mogelijk verwijderd worden. Als het fonds gegronde redenen heeft dat niet te doen, zal dat gemotiveerd worden aangegeven.
Uw overige rechten vindt u onderaan deze Privacyverklaring.

3. Abonnementenadministratie Magazine en/of digitale nieuwsbrief
Uw persoonsgegevens worden uitsluitend in onze abonnementenadministratie voor het Magazine en/of de digitale nieuwsbrief opgeslagen nadat u zichzelf hiervoor actief heeft opgegeven.

  • Voor het Magazine dat u per post ontvangt, worden uw naam, aanhef, voorletters en adres verwerkt, opdat het Magazine bij de juiste persoon op het juiste adres wordt bezorgd. Daarnaast wordt uw e-mail adres opgevraagd en verwerkt, zodat wij u snel kunnen bereiken met eventuele vragen over uw abonnement. Uw gegevens worden bewaard tot uiterlijk 3 maanden na opzegging van uw abonnement.
  • Voor het verwerken en versturen van de digitale nieuwsbrief wordt alleen uw e-mailadres verwerkt, zodat de nieuwsbrief aan u gemaild kan worden. Uw gegevens worden bewaard tot uiterlijk een maand nadat u zich heeft uitgeschreven.

Ontvangt u liever geen Magazines en/of digitale nieuwsbrieven meer? Uitschrijven gaat simpel. Voor de digitale nieuwsbrief kunt u zich uitschrijven via de link onderaan de nieuwsbrief zelf. Als abonnee voor het Magazine kunt u zich uitschrijven via info@fonds1818.nl

4. Administratie van cursussen, workshops
Nadat u zich heeft opgegeven voor een cursus of workshop van Fonds 1818 worden uw naam, organisatie-, en contactgegevens opgeslagen in de inschrijvingslijst van die cursus of workshop. Fonds 1818 heeft deze gegevens nodig voor organisatie-, en communicatiedoeleinden rond de cursus of workshop en om u eventueel uit te nodigen voor één of meer terugkomdagen. Om die reden bewaart Fonds 1818 de gegevens van de inschrijvingslijst tot maximaal twee jaar nadat de bijeenkomst heeft plaatsgevonden.

5. Administratie van informatiebijeenkomsten en evenementen
Nadat u zich heeft opgegeven voor een bijeenkomst van Fonds 1818 worden uw naam, organisatie-, en contactgegevens opgeslagen in de inschrijvingslijst van die bijeenkomst. Fonds 1818 heeft deze gegevens nodig voor organisatie-, en communicatiedoeleinden rond de bijeenkomst(en) die u bijwoont. Fonds 1818 bewaart de gegevens van de inschrijvingslijst tot maximaal een half jaar nadat de bijeenkomst heeft plaatsgevonden.

6. Beeldmateriaal
Het fonds mag binnen de privacywetgeving foto’s of filmpjes gebruiken voor journalistieke doeleinden (Magazine, digitale Nieuwsbrieven en social media). Er is dan geen toestemming van betrokkenen nodig. De foto’s worden opgeslagen in een beeldbank dat uitsluitend bestemd is voor journalistieke doeleinden. Het fonds is terughoudend met foto’s en filmpjes van herkenbare minderjarigen onder de 16 jaar. Dat houdt in dat alleen verwerking plaatsvindt na toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger(s).
Als er geen journalistieke doeleinden zijn, zal het fonds vooraf uw toestemming vragen.

Externe organisaties
Als het nodig is dat Fonds 1818 gebruik maakt van externe bedrijven die toegang moeten hebben tot contactgegevens, zoals onze hosting provider, onze systeembeheerder, onze websitebouwer, en de drukker die onze Magazines verzendt, mag u ervan uitgaan dat deze bedrijven zorgvuldig worden geselecteerd. Bovendien moeten die bedrijven zich contractueel jegens Fonds 1818 verplichten dat zij zich op hun beurt ook aan de Privacywetgeving houden.

Technische en organisatorische bescherming van uw gegevens
Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van personen, heeft Fonds 1818 de volgende passende technische en organisatorische maatregelen genomen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen:

De belangrijkste technische beschermingsmaatregelen:
De websites zijn beveiligd en voorzien van TLS-certificaat (voorheen SSL); er is een goed ingerichte up to date firewall; duo Securtiy voor een extra authenticatie; Password Policy (conform BDO eisen); Antivirus  (Webroot); Monitoring software (real time); groepsbeleid waardoor het lokaal installeren van software niet mogelijk is (anti cryptolocker); regelmatige back-up welke beveiligd is door een encryptie; de projectadministratie is uitsluitend toegankelijk voor medewerkers die hierin moeten werken via Single Sign On.

De belangrijkste organisatorische beschermingsmaatregelen:
Clean desk policy; strenge controle toekennen en stopzetten van accounts voor medewerkers op de server;  beveiliging d.m.v. camera’s en als het kantoor gesloten is en een alarmsysteem; streng sleutelbeleid met o.m. magneetsleutels die beperkt worden verstrekt; medewerkers worden getraind om hun computer te vergrendelen als zij hun werkplek verlaten; afgesloten papiercontainers voor vertrouwelijke gegevens, waarvan de inhoud wordt vernietigd door een gecertificeerd bedrijf; gegevensbescherming wordt regelmatig geagendeerd, zodat medewerkers zich bewust zijn dat hiermee zorgvuldig moet worden omgegaan; een werkgroep AVG houdt intern in de gaten of conform de wettelijke eisen met gegevens wordt omgegaan en of er aanvullende technische of organisatorische maatregelen nodig zijn. Zo nodig wordt actie ondernomen.

Uw rechten
Op grond van de wet heeft u een aantal rechten, namelijk het recht op inzage van uw persoonsgegevens, recht op rectificatie of wissing van uw persoonsgegevens, recht op beperking van de verwerking, alsmede recht van bezwaar, het recht op vergetelheid, gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit) en het recht om niet onderworpen te worden aan automatische besluitvorming (Fonds 1818 maakt geen gebruik van automatische besluitvorming).

Wilt u een beroep doen op één of meer van deze rechten? Laat het ons weten per email.
Contactpersoon hiervoor is Michel Nivard: nivard@fonds1818.nl
U kunt ook met Michel Nivard contact opnemen als u meer informatie wilt over dit onderwerp of als u een klacht bij het fonds wilt indienen met betrekking tot de bescherming van uw gegevens. Het fonds zal er alles aan doen om u te helpen en zo nodig tot een oplossing te komen.
In het uiterste geval kunt u een klacht tegen het fonds indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (zie https://autoriteitpersoonsgegevens.nl).

U bent hier

Deel met:

 

Wilt u ook ieder kwartaal het gratis Fonds 1818 Magazine ontvangen?
Meld u dan hier aan.