Procedure voor organisaties

Waarop moet je letten bij het indienen van een donatieaanvraag en wat willen we van je weten? Hier vind je alle informatie over de aanvraagprocedure voor organisaties.

Een aanvraag indienen

Je kunt een aanvraag indienen met het digitale aanvraagformulier voor organisaties. Bij dit formulier upload je een projectplan en een begroting met een kostenoverzicht en een dekkingsplan. Vraagt jouw organisatie voor het eerst een donatie bij Fonds 1818 aan? Dan stuur je ook eenmalig een kopie van de statuten mee (bij een volgende aanvraag hoef je dit niet meer te doen). Wat we wel bij elke aanvraag nodig hebben, is een uittreksel van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel en een recente jaarrekening. Wanneer jouw organisatie nog geen jaar bestaat, kun je vanzelfsprekend nog geen jaarrekening meesturen. 

Wat staat er in je projectplan?

In het projectplan zien we graag de volgende zaken terug:

  • Omschrijving van het plan
  • Aanleiding voor het project
  • Doel van het project
  • Verwachte resultaten
  • Doelgroep(en)
  • Samenwerkingspartners
  • Sterke en zwakke punten van het project

In het aanvraagformulier geef je ook aan wat de start- en einddatum van het project zijn, hoeveel bezoekers en/of deelnemers je verwacht en hoeveel vrijwilligers zich voor het project zullen inzetten. 

Wat staat er in je begroting?

Een begroting is een overzicht van alle geschatte kosten (lasten) én inkomsten (baten). Een kostenoverzicht is een overzicht van de verwachte lasten. Een dekkingsplan is een overzicht van de verwachte baten. Houd bij het opstellen van je begroting rekening met de volgende punten:

  • Maak een begroting altijd zo specifiek mogelijk. Splits de kosten uit. Bijvoorbeeld: geef onder eventuele personeelskosten de kosten per uur aan.
  • Je kunt een minimum en een maximum variant van je begroting insturen. Wat zijn de minimale kosten waarmee je van start zou willen gaan? Wat zouden de kosten zijn waarmee je de beste resultaten kunt bereiken?
  • Is het nog niet duidelijk hoe hoog de kosten van jouw project exact zullen uitvallen? Denk er dan aan om een post ‘onvoorzien’ op te nemen. We raden je aan om hiervoor 5 tot 10% van de totale verwachte kosten aan te houden. 

Meerdere financiers

Fonds 1818 is vrijwel nooit de enige financier van een project. Wij verwachten dat je project een bredere financiële dekking heeft. We vragen je om in het dekkingsplan te vermelden bij welke andere fondsen, gemeenten en/of overige financiers je geld aanvraagt en om welke bedragen dit gaat. In het dekkingsplan geef je ook aan welke eigen bijdrage je met je organisatie inbrengt. 

Onze beoordeling

Zodra wij het ingediende formulier hebben ontvangen begint de beoordeling van je donatieaanvraag. De adviseur kan eventueel contact opnemen met aanvullende vragen. De behandeling van een aanvraag duurt maximaal zes weken. Aanvragen voor projecten die in deze periode al van start gaan, worden afgewezen. Bij bedragen boven de 100.000 euro is de behandeltermijn langer.

Goedgekeurd of afgekeurd?

Wanneer Fonds 1818 de aanvraag goedkeurt, krijg je via e-mail een contract en een projectnummer toegestuurd. Je kunt dit digitaal ondertekenen en terugsturen. Doe dit binnen twee maanden. Het contract moet ondertekend worden door iemand die daartoe bevoegd is, bijvoorbeeld de directeur, manager of voorzitter. Wanneer Fonds 1818 de aanvraag afkeurt, krijg je via e-mail een afwijzing.

Aan de slag met het project

Zodra duidelijk is wanneer het project daadwerkelijk van start gaat, stuur je een doorgangsbevestiging naar aanvraag@fonds1818.nl. Op basis daarvan bepalen we wanneer het donatiebedrag wordt overgemaakt. Fonds 1818 keert 80% van het bedrag uit vóór het begin van het project en 20% (of een deel daarvan, afhankelijk van de daadwerkelijk gemaakte kosten) na afloop.

80% - 20%

Voorafgaand aan het project keren we 80% van de toegezegde donatie aan je uit.

Na afloop van het project dien je een financiële afrekening in. Op basis van deze afrekening wordt de resterende 20% (of een deel daarvan, afhankelijk van de daadwerkelijk gemaakte kosten) uitgekeerd.

Wanneer je meer inkomsten uit je project hebt gehaald dan je had voorspeld, zal Fonds 1818 een deel van het overschot terugvragen. Het bedrag dat we terugvragen, is procentueel gelijk aan het deel van de financiering dat is verkregen via fondsenwerving plus de eigen bijdrage van de organisatie. Onder fondsenwerving verstaan we de bijdragen van fondsen en de subsidies van overheden.

Het terug te vragen bedrag wordt verrekend met de resterende 20% van de donatie. Mocht het terug te vragen bedrag hoger zijn dan de 20%, dan krijg je hierover een factuur.

Geef wijzigingen door

Zijn er wijzigingen in het project, zijn er toezeggingen of afwijzingen van andere financiers, of verandert de startdatum? Geef dit dan door aan de adviseur van Fonds 1818. In je contractbrief staat de naam en het e-mailadres van de adviseur.

Na afloop

Binnen drie maanden na afloop van het project stuur je een bestedingsverklaring met een overzicht van inkomsten en uitgaven en een evaluatie voor activiteiten (formulier A) óf een evaluatie voor een aanschaf (formulier B) naar aanvraag@fonds1818.nl.

Op basis daarvan bepaalt Fonds 1818 welk bedrag van de resterende 20% nog aan je wordt overgemaakt. Dit hangt af van de daadwerkelijk gemaakte kosten.

Is de donatie hoger dan 75.000 euro? Stuur dan een accountantsverklaring mee.

Documenten op een rij

Doorgangsbevestiging
Bestedingsverklaring
Accountantsverklaring
Evaluatie A
Evaluatie B
Algemene voorwaarden voor rechtspersonen (organisaties)
Handleiding voor het plaatsen van een digitale handtekening