Hoe maak je een goede verantwoording?

Onderstaande tips hebben betrekking op de afrekening namens een stichting of vereniging. Heb je een donatie gekregen voor een bewonersinitiatief? Dan vind je de informatie over de verantwoording onderaan deze procedurepagina. 

1. Mail ons de gevraagde documenten

Zoals je ook op onze procedurepagina voor organisaties kunt lezen, ontvangen we binnen drie maanden na afloop van je project graag twee documenten van je:  

• een bestedingsverklaring met een overzicht van inkomsten en uitgaven;
• een evaluatie voor activiteiten (formulier A) óf een evaluatie voor aankopen (formulier B).

Je kunt de gevraagde documenten mailen naar aanvraag@fonds1818.nl o.v.v. het projectnummer. Op basis van de daadwerkelijke inkomsten en uitgaven wordt het definitieve donatiebedrag bepaald. 

2. Wijk niet af van je gebruikte format 

Gebruik voor je overzicht van inkomsten en uitgaven, die je meestuurt met je bestedingsverklaring, hetzelfde format als je gebruikt hebt voor de begroting en het dekkingsplan in je aanvraag. Het toevoegen van een kolom ‘realisatie’ en eventueel een kolom ‘opmerkingen’ werkt het meest overzichtelijk. 

3. Kom je geld tekort?

Fonds 1818 geeft geen extra donaties aan projecten die al gesteund en afgerond zijn. Wanneer je geld tekort komt voor de uitvoering van een project, dan valt dat dus onder de financiële verantwoordelijkheid van je organisatie.

4. Houd je geld over?

Soms pakt een project juist voordeliger uit dan verwacht en begroot. Fonds 1818 gaat daar op deze manier mee om: het geld dat je overhoudt wordt naar verhouding van de toezeggingen verdeeld tussen de fondsen, de gemeente (uiteraard mits die jouw project heeft gesteund) en jouw organisatie die ook een eigen bijdrage heeft geleverd. Het overschot voor Fonds 1818 valt vaak binnen de 20% van het donatiebedrag dat we na afloop uitkeren. Bij het verrekenen van het resterende donatiebedrag met het financiële overschot willen we ons soepel opstellen, omdat we er ook waarde aan hechten dat met name kleine organisaties een stukje reserve kunnen opbouwen en wat vet op de botten krijgen. 

Soms vragen organisaties aan Fonds 1818 of ze een financieel overschot aan een volgend project mogen besteden. Dat mag niet. We werken projectmatig en houden dan ook graag per project het overzicht. Voor een nieuw project kan uiteraard wel altijd een nieuwe donatieaanvraag worden ingediend.  

5. Lever geen schoenendoos in

Je hoeft bij ons geen schoenendoos met bonnetjes in te leveren. Bewaar de bonnen wel maximaal een jaar na afloop van het project voor een eventuele steekproef van Fonds 1818.

Wil je de diepte in? Volg onze training Projectfinanciën 

Wil je meer weten over het proces rondom de financiering en financiële afwikkeling van je project? Volg dan onze training Projectfinanciën! Van jaarrekeningen en balansen, via begrotingen en dekkingsplannen, naar financiële eindverslagen. Aan de hand van concrete voorbeelden krijg je tips voor je eigen situatie. Als het nodig is, verwijzen we je naar verdere hulpbronnen.