Hoe maak je een goede verantwoording?

Onderstaande tips hebben betrekking op de afrekening namens een stichting of vereniging. Heb je een donatie gekregen voor een bewonersinitiatief? Dan vind je de informatie over de verantwoording onderaan deze procedurepagina voor bewonersinitiatieven. 

1. Mail ons de gevraagde documenten

Zoals je ook op onze procedurepagina voor organisaties kunt lezen, ontvangen we binnen drie maanden na afloop van je project graag twee documenten van je:  

• een bestedingsverklaring met een overzicht van inkomsten en uitgaven;
• een evaluatie voor activiteiten (formulier A) óf een evaluatie voor een aanschaf (formulier B).

Op basis van deze informatie en de daadwerkelijk gemaakte kosten bepaalt Fonds 1818 hoeveel van de resterende 20% van het donatiebedrag nog aan je wordt overgemaakt. Je kunt de gevraagde documenten mailen naar aanvraag@fonds1818.nl o.v.v. het projectnummer. Is de donatie hoger dan 100.000 euro? Stuur dan een accountantsverklaring mee.

2. Wijk niet af van je gebruikte format 

Gebruik voor je overzicht van inkomsten en uitgaven, die je meestuurt met je bestedingsverklaring, hetzelfde format als je gebruikt hebt voor de begroting en het dekkingsplan in je aanvraag. Het toevoegen van een kolom ‘realisatie’ en eventueel een kolom ‘opmerkingen’ werkt het meest overzichtelijk. 

3. Wees transparant 

Een tip die op alle activiteiten van toepassing is waarbij geld komt kijken, maar die daardoor niet minder belangrijk is om te benadrukken: wees transparant in wat je met het geld hebt gedaan.

4. Lever geen schoenendoos in

Je hoeft bij ons geen schoenendoos met bonnetjes in te leveren. Bewaar de bonnen wel voor de belasting (zeven jaar) en voor een eventuele steekproef. Je kunt het beste de bonnen nummeren, inscannen en per categorie bijhouden. Als je geen bonnen hebt, omdat je bijvoorbeeld via Marktplaats iets hebt aangeschaft, bewaar dan de e-mails of andere communicatie hierover. 

Wil je de diepte in? Volg onze training Projectfinanciën 

Wil je meer weten over het proces rondom de financiering en financiële afwikkeling van je project? Volg dan onze training Projectfinanciën! Van jaarrekeningen en balansen, via begrotingen en dekkingsplannen, naar financiële eindverslagen. Aan de hand van concrete voorbeelden krijg je tips voor je eigen situatie. Als het nodig is, verwijzen we je naar verdere hulpbronnen.