Zeven tips voor een krachtig bestuur

1. Organiseer je stichting of vereniging als een bedrijf

De bestuursvergadering duurt de hele avond, het is reuze gezellig. Maar welke afspraken zijn er aan het einde van de avond nu eigenlijk gemaakt? Herken je dit? Het is een valkuil waar veel besturen in lopen: het moet gezellig zijn. Als je op je werk vergadert, dan doe je dat toch ook efficiënt met een agenda, een tijdsplanning en een besluitenlijst? Waarom dan niet in je bestuur? De gezelligheid komt bij het drankje na afloop.

Dat bestuurswerk vrijwilligerswerk is, wil niet zeggen dat het allemaal wat losjes geregeld kan zijn. Organiseer je stichting of vereniging als een bedrijf. Niet alleen strak vergaderen, maar ook een goede inrichting van de organisatie. Je moet tenslotte je (toekomstige) vrijwilligers en doelgroep overtuigen van het belang van je stichting en ze betrokken houden. Je moet financiers vinden die geld in je organisatie willen steken. En je moet zorgen dat alles op rolletjes loopt. Ook als stichting of vereniging moet je voldoen aan regels voor goed bestuur en transparantie. 

2. Zorg voor elkaar, zo voorkom je problemen

Je kunt aan alle regels van goed bestuur voldoen, maar dat betekent niet dat er nooit iemand een greep in de kas zal doen. Zorg daarom als bestuursleden goed voor elkaar en ken elkaar. Als je in de gaten krijgt dat iemand in de problemen zit, help hem of haar dan.

Een goede balans tussen je werk, privé en je bestuursactiviteiten is belangrijk. Houd elkaar daarmee ook een beetje in de gaten. Als een bestuurslid het thuis of op het werk te druk heeft, zorg dan dat hij of zij het in het bestuur wat rustiger aan kan doen. Liever even pas op de plaats maken dan uit het bestuur stappen.

3. Zorg ervoor dat je een blij bestuur hebt

Als het rommelt in het bestuur of de doelen niet helder zijn, werkt dat door in de organisatie. De vrijwilligers merken het. En voor je het weet, gaan ze weg. Dus: zorg ervoor dat je een blij bestuur hebt met duidelijke doelen en een goede band met de achterban. Dan zijn je vrijwilligers ook blij en lopen ze niet weg.

4. Blijf niet te lang zitten

Mensen die al twintig jaar in het bestuur zitten, zitten er te lang. Ze hebben veel kennis en kennen de geschiedenis van de organisatie. Maar als iedereen (te) lang blijft zitten, loop je een groot risico vast te roesten in patronen en de aansluiting met de achterban te verliezen. 
Een bestuur met alleen maar nieuwe en jonge bestuursleden is ook een risico. Kleine, nieuwe clubjes kunnen na een paar jaar alweer ter ziele gaan omdat er geen nieuwe bestuursleden te vinden zijn. Het is de kunst om te blijven vernieuwen zonder dat iedereen tegelijk aan het einde van een termijn zit.

5. Maak een meerjarenbegroting

Deze tip is voor de penningmeester. Heb je de financiën van je organisatie op orde, zowel op de korte als op de lange termijn? Heb je goed inzichtelijk wat erin en -uit gaat? En weet je ook wat je over een paar jaar nodig gaat hebben, bijvoorbeeld voor afschrijvingen of onderhoud? Maak een financieel beleidsplan en een meerjarenplan. Weet je eigenlijk of jouw organisatie btw kan terugvragen? Zoek het eens uit, wie weet levert dit een vrolijke verrassing op. Een goede penningsmeester is zijn of haar gewicht in goud waard.

6. Organiseer zo veel mogelijk van je af

Het bestuur is er voor het beleid. De verleiding is groot om als bestuur ook alles zelf uit te voeren. Niet doen: organiseer zo veel mogelijk van je af. Delegeren is een kwestie van vertrouwen. Laat anderen in de organisatie de uitvoering doen. Natuurlijk, bij een kleine stichting doe je als bestuur ook veel zelf, maar zorg dat de vrijwilligers zich betrokken en gewaardeerd voelen en geef ze het vertrouwen om je plannen uit te voeren. Zo houd je als bestuur een goede band met de vrijwilligers.

7. Wees trots op wat je doet, en laat dat zien

Zelfs de kleinste organisatie heeft gezamenlijke normen, waarden en ideeën waarom je iets doet. Misschien zijn er zelfs rituelen of tradities. Waar zijn jullie trots op? Al die dingen samen vormen je organisatiecultuur en die zorgt voor verbinding. Het is goed om daarover te praten en het zelfs vast te leggen.