Veelgestelde vragen - Aanvraag procedure

De behandelperiode bij Fonds 1818 is circa 8 weken, gerekend vanaf het moment dat alle documenten bij het fonds binnen zijn. Wanneer meer informatie gewenst is, neemt de adviseur of de projectadministratie contact met u op. Na uiterlijk 8 weken ontvangt u schriftelijk een contract of een afwijzing.

Ja, ook in het aanvraagformulier heeft u al moeten aangeven bij welke andere fondsen of instellingen u financiering heeft aangevraagd. Zowel een toewijzing als een afwijzing is relevant voor de beoordeling van uw aanvraag door Fonds 1818.

Nee, Fonds 1818 heeft geen beroepsmogelijkheid. Wanneer de aanvraag om inhoudelijke redenen is afgewezen, zal de behandelend adviseur contact met u opnemen om de afwijzing toe te lichten. Wanneer uw aanvraag is afgewezen omdat deze buiten de algemene criteria valt (regio, stichting/vereniging/burgerinitiatief, maatschappelijk doel, brede doelgroep, geen winstoogmerk) ontvangt u alleen een schriftelijke afwijzing.

Het contract moet binnen twee maanden na dagtekening ondertekend door een daartoe bevoegd persoon, retour gestuurd te worden naar Fonds 1818. Wanneer u het contract niet binnen die termijn terug stuurt, vervalt de toezegging. Ook wanneer uw project pas over een langere periode van start gaat, moet het contract binnen de twee maanden terug gestuurd zijn naar het fonds.

Op het contract vind u de naam en contactgegevens van de behandelend adviseur. Neem zo snel mogelijk contact op.

Projecten worden vaak ingediend door medewerkers van een organisatie. Zij zijn lang niet altijd de mensen die bevoegd zijn om een contract te tekenen. Wie tekenbevoegd is, staat vaak in de statuten. Een tekenbevoegd persoon is meestal een directeur, voorzitter, penningmeester of een manager, soms twee van hen gezamenlijk.

De doorgangsbevestiging stuurt u naar Fonds 1818 wanneer u zeker weet op welk moment het project van start zal gaan. Op basis hiervan wordt bepaald wanneer de donatie naar u wordt overgemaakt. Meestal is dit een maand voor aanvang van het project.

Samen met de doorgangsbevestiging stuurt u ook een definitieve begroting naar Fonds 1818. Hierin staan de definitieve kosten van het project en de financiële dekking.

Vaak is de periode tussen de aanvraag en de start van het project zo klein dat er niets is veranderd in de financiering. In dat geval kunt u in overleg met de adviseur het insturen hiervan achterwege laten.

Tussen het toekennen van de donatie en de start van het project dient u Fonds 1818 op de hoogte te houden over wijzigingen zowel in de plannen als in de financiering. Zolang u de adviseur op de hoogte houdt zijn wijzigingen meestal geen probleem.

Wanneer het project fundamenteel anders wordt dan in de aanvraag was omschreven, zal de adviseur de donatie heroverwegen. Wanneer pas bij de afrekening duidelijk wordt dat het project anders is uitgevoerd dan in de aanvraag was omschreven, is het mogelijk dat Fonds 1818 (een deel van) de donatie terugvordert.

Op basis van de doorgangsbevestiging wordt bepaald wanneer het geld wordt overgemaakt. Meestal is dit een maand voor aanvang van het project. Mocht u om wat voor reden dan ook het geld al eerder nodig hebben, neem dan contact op met de adviseur die vermeld staat in uw contract.

In de praktijk blijkt dat de uiteindelijke kosten van een project nooit exact overeenkomen met de vooraf ingediende begroting. Wanneer de kosten lager waren dan voorzien, zal Fonds 1818 een deel van het donatiebedrag terugvorderen. Het bedrag dat het fonds terugvraagt, is procentueel gelijk aan het deel van de financiering dat is verkregen via fondsenwerving plus de eigen bijdrage van de organisatie. Onder fondsenwerving wordt verstaan de bijdragen van fondsen en subsidies.

Wanneer de kosten van het project gelijk waren aan de begroting of hoger dan krijgt u de volledige 20 % uitbetaald. Waren de kosten lager, dan ontvangt u een deel van de 20 %. Waren de kosten uiteindelijk zodanig laag dat het verschil groter is dan de 20% dan ontvangt u over het resterende bedrag een factuur.

Ja, ook in dat geval ontvangt u 80% vooraf en 20% na inlevering van de afrekening. Hoe sneller u de afrekening indient, hoe sneller u dus over het resterende bedrag beschikt

In de afrekening laat u zien welke inkomsten er waren en wat de uitgaven waren. De posten die u op de afrekening opvoert moeten overeenkomen met de posten die op de begroting zijn opgevoerd.

Een standaard formulier voor de bestedingsverklaring vindt u onder andere formulieren op de website.

Nee dat hoeft niet. Het is verstandig de bonnen voor uw eigen administratie te bewaren. In sommige gevallen kan de adviseur verzoeken om de bonnen in te zien. Houdt er rekening mee dat de adviseur kan vragen om kopieën van de bonnen.

Wanneer er sprake is van een burgerinitiatief moet u de bonnen wel insturen!

Bij donaties van meer dan € 75.000,- vraagt Fonds 1818 een accountantsverklaring. Een standaard verklaring vindt u onder andere formulieren op de website. Deze dient door uw accountant te worden ondertekend.

Hoewel het lastig is om maatschappelijk rendement te meten wil Fonds 1818 toch weten of het project al dan niet geslaagd was. Het is voor het fonds ook belangrijk om te weten wat goed verliep en wat minder geslaagd was. Wij stellen het zeer op prijs wanneer u zelf kritisch naar het project kijkt. U kunt hier zelf van leren en het is leerzaam voor de behandelend adviseur.

Wanneer u in uw evaluatie aangeeft dat bepaalde aspecten niet goed zijn verlopen, heeft dit geen gevolgen voor de afrekening of voor een volgende aanvraag bij het fonds. Integendeel, wanneer u kritisch naar uw eigen project kijkt en bij een volgende aanvraag laat zien dat u hiervan heeft geleerd, werkt dit alleen maar in uw voordeel.